Jistoty v nejisté době aneb Jak uřídit firmu v době COVID-19

Amden je středně velká agentura se dvěma desítkami zaměstnanců. Zaměřuje se na pořádání akcí (eventů), ale také na online marketing, grafický design, video produkci nebo motivační a věrnostní programy. Podobně jako drtivá většina firem i jednotlivců se v souvislosti s pandemií a vyhlášeným nouzovým stavem musela během krátké chvíle adaptovat na nové podmínky. O tom, jak se to daří v její „svobodné firmě“ jsme mluvili s Petrou Elmerovou, výkonnou ředitelkou společnosti.

Petro, jak zpětně vnímáte události, které se v poslední době ve vztahu k pandemii COVID-19 odehrály?
Vývoj byl neskutečně rychlý. Vláda nejprve rozhodla, že se zavírají školy, vyhlásil se nouzový stav, nesměly se pořádat akce nad 100 lidí a vzápětí se limit snížil na 30. Netrvalo dlouho a omezení se dotkla i obchodů a vůbec volného pohybu. Ve zpětném pohledu je až neuvěřitelné, že všechny tyhle kroky se staly na ploše kratší než týden.

Jak jste na vývoj reagovala? Dotkla se bezprostředně provozu firmy?
Reakce na každou novou informaci byla okamžitá, ale zároveň každým dnem jiná. Vše se nás jako firmy přímo dotýkalo. Vedle toho, že máme skoro všichni děti školou povinné, tak jsme také eventová agentura. A aby se mohli scházet lidé nad 100 lidí, je základním předpokladem realizace jakékoliv akce. Od počátku tedy bylo jasné, že se nás situace zásadně dotkne.

Jaká byla reakce klientů a zákazníků z tohoto segmentu? Spíše vyčkávali, nebo chtěli hned situaci řešit?
Někteří naši klienti okamžitě zrušili některé z objednaných akcí. Tomu se nelze divit. Vlastně hned na druhý den. Samozřejmě mezi hlasy, které jsem vnímala, byly i protesty, proč jsou vládní nařízení tak restriktivní. Ale již v téhle chvíli mi bylo jasné, že je to jen začátek. Na druhou stranu mi nezbývalo nic jiného, než si počkat na všechny proměnné, které do rovnice potřebuji dosadit, abych začala jednat. A že půjde především o nastavení nového režimu fungování firmy, na který nejsme tak docela zvyklí. 

SVOBODNÁ FIRMA A HOMEOFFICE

Co si pod „novým režimem“ představit? Jak vypadal nebo vypadá?
Předně je třeba říct, že jsme tzv. svobodná firma, která nechává velkou část odpovědnosti na každém jednotlivci. Kontrolní mechanismy zde existují, ale mají poměrně široké mantinely, kam naši hráči – chápejte lidé ve firmě – většinou ani nedobruslí, protože si kontrolu dělají sami nebo navzájem v projektech. 

Rozumím. Takže zásadní změna byla v zúžení těchto mantinelů?
Dá se to tak říct. Nový režim je však v takových případech ohrožení systému nutný. V případě, že se vnější prostředí stane pro organismus, jako je firma, existenci ohrožující, musí převzít odpovědnost lídři a začít řídit jinak. V našem případě jde o sejmutí odpovědnosti za udržení systému z jednotlivců a převzetí plné odpovědnosti za jednotlivé kroky, které se stanou. Řízení se tak stává direktivnějším. Takto se tedy ubíraly moje myšlenkové pochody a jen jsem domýšlela nástroje a konkrétní podobu budoucí spolupráce. V novém nastavení mi však pomohlo právě to, jakou firemní kulturu jsme jako svobodná firma za mnoho let vybudovali.

Jak konkrétně vypadá provoz firmy a v čem je hlavní změna?
Vysoká míra kompetence každého z nás umožnila okamžitý a dá se říci bezproblémový nástup na homeoffice. Nezměnilo se tempo práce ani naše nasazení. Jsme zvyklí pracovat na dálku s našimi externisty, kteří částečně žijí například v Madridu nebo v jiných částech světa. Máme zavedenou pevně danou strukturu meetingů a porad, kde vždy jeden moderuje a řídí. Jsme tak schopni vést i poměrně početné schůze a rychle se dobrat cílů, které sledujeme. Na všechny schůzky vždy existuje písemná připrava. Na jejím konci pak máme ověřený zápis, který případně všichni účastníci po skončení doplní.

JISTOTY V NEJISTÉ DOBĚ

Jsou kromě homeoffice i jiné novinky například v plánování práce, předávání informací?
Situaci mimo jiné vnímám jako jistý druh ohrožení v podobě nejistoty, se kterou se každý vyrovnává jinak. Proto jsem se rozhodla reagovat zvýšením „jistot“. Zavedla jsem každodenní krátký ranní update. Toho se účastní naprosto všichni ve firmě od obchodních manažerů až po produkční nebo skladníka. Do společného zápisu si každý připraví za sebe svůj denní plán v bodech a po skončení dne si zpětně projde, případně přesune na další den. Cílem není, abych kontrolovala plnění úkolů, ale spíš zavedení nějaké jistoty do celkově nejisté situace. Vedle toho tahle každodenní půlhodinka slouží k ujištění, že jsme všichni v pořádku, že spolu můžeme ten daný den počítat. No a v neposlední řadě samozřejmě k informování navzájem – o vývoji celkové situace nebo o tom, na čem každý z nás pracuje a kdy může svou část práce předat dalšímu.

Kam vaše myšlenky směřují nyní? Jde o udržení funkčního nastavení firmy, nebo budou muset být změny radikálnější?
Ano, systém se na nové prostředí adaptoval ve svém základu, tedy aby si zachoval své životní funkce. Nyní je třeba přemýšlet, jak dál, aby mohla firma fungovat a naplňovat své cíle i v budoucnu. Je jasné, že svět bude po koroně jiný. Čeká nás krize v podobě silné recese a některé služby, které od nás zákazníci odebírali, budou minimálně na nějakou dobu passé. Musíme tedy velmi rychle přetvořit strukturu služeb, zaměřit se mnohem více na online a nové technologie. To je nyní naše téma a už se jím plně zabýváme. Souběžně s tím stále komunikujeme s našimi stávajícími zákazníky a u služeb, kterých se situace nedotkla fatálně, tedy například u podpory prodeje v některých odvětvích, se snažíme klientům pomoci najít cesty k jejich zákazníkům, tak aby se se celý segment nezastavil.

Existují další odvětví, kde jste byli dosud úspěšní a kam se nabízí napřímit síly?
Určitě ano. Silným odvětvím je motivace zákazníka. Máme poměrně rozvinutý systém motivačních a věrnostních programů a spotřebitelských soutěží. Tento segment může být paradoxně v době recese ještě podstatnější než dříve. Nově precizujeme naši nabídku a kapacity pro tvorbu nízkorozpočtových i na výpravu náročných videí. Služby v této oblasti přibyly do našeho portfolia na začátku roku. Nyní je čas ji rozšířit.

Možná už se odpověď zčásti skrývá v předchozí pasáži, ale přesto se zeptám: Přinesla tahle situace něco dobrého?
Jistě. Schopnost adaptace na novou situaci je sama o sobě velké plus. Ale myslím si, že může jít i o jinou úroveň. Například dokázat nabídnout pomoc našim klientům bez nároku na odměnu v podobě nových myšlenek a nápadů, jak zvládnout jejich situaci. Věřím zkrátka, že dokážeme využít naši schopnost „chodit i nevyšlapanými cestami“ a tím přispět k tomu, aby se kolo úplně nezastavilo a naše ekonomika se co nejrychleji z nárazu oklepala a rozběhla se zase v pravidelném taktu. Sice jiném než doposud, ale pravidelném.

Ptal se Radek Palaščák